Abulafia

Keine Angst vor dem Finanzamt

EDI, VDA, ANSI X12, ASCII, XML – wer Hary Raith zuhört, könnte denken, der Mann spricht in Rätseln. Dabei beschreiben diese Abkürzungen für ihn und seine Firma Abulafia in Reken nur das tägliche Geschäft: Den papierlosen Austausch von Belegen wie Lieferabrufen, Rechnungen oder Gutschriften zwischen Unternehmen in verschiedenen Formaten. Seinen Kunden kann er neuerdings eine kostengünstige und zentrale Lösung anbieten. Möglich wurde der „Wechsel in der Unternehmensphilosophie“ durch die Uptime Cloud.

Was Abulafia tut, ist schnell erklärt: „Wir beschäftigen uns ausschließlich mit E-Procurement oder dem papierlosem Belegaustausch“, sagt Unternehmenschef Hary Raith. Was einfach klingt, ist nicht ganz ohne. Denn die Belege, um die es geht, haben die unterschiedlichsten Formate. Beispiele: Im Datenaustausch zwischen Lebensmittelherstellern und großen Handelskonzernen wie Rewe, Edeka oder Aldi ist es Edifact, in der Automobil-industrie ist der VDA-Standard angesagt und ANSI (American National Standards Institute) ist Standard für den brancheninternen Datenaustausch in Nordamerika.

Nun hat jedes Unternehmen ein Warenwirtschaftssystem oder Enterprise Resource Plan-ning-System (ERP) im Einsatz, sei es von SAP, Microsoft Dynamics Navision oder Oracle. Damit sie nicht aneinander „vorbeireden“, müssen die Datenaustauschformate für die Warenwirtschaft lesbar gemacht, also so übersetzt werden, dass Bestellungen, Zahlungsavis, Lieferscheine oder Gutschriften von der jeweiligen Warenwirtschaft verarbeitet werden können. Und das erledigt das sogenannte Clearingcenter von Abulafia. Genaugenommen handelt es sich dabei um einen Konverter oder eine Software wie Lobster Data. „Früher“, sagt Hary Raith, „haben wir die Converter in den Unternehmen installiert.“ Möglich wäre das auch heute noch, aber: Es kostet viel Geld. „Da kommen schnell mittlere bis hohe fünfstellige Beträge für Lizenzkosten zusammen“, sagt Hary Raith.

Viel günstiger geht es so: Dank der Uptime Cloud kann das Rekener Unternehmen seinen Kunden das Clearing oder Konvertieren als zentrale Lösung anbieten. „Unser Clearingcenter läuft über die virtuellen Server von Uptime IT“, sagt Hary Raith. Um große Datenmengen geht es dabei nicht. Weil es sich bei den Belegen um Textdateien handelt, „fallen eher Kilobyte statt Mega- oder gar Gigabyte an“, sagt der Firmenchef. Entscheidend sind für ihn Leistung und Verfügbarkeit, „damit wir auch Spitzen abbauen können“. Beispiel: ein Hersteller von Saisonprodukten wie Feuerwerkskörper. Das Jahresgeschäft findet innerhalb weniger Wochen statt. „In dieser Zeit müssen Tausende von Belegen mit den großen Handelskonzernen in Deutschland abgearbeitet werden“, erklärt Hary Raith. In der Uptime Cloud ist das kein Problem.

Was die Schnelligkeit angeht, „kommt es beim Belegaustausch auf eine Stunde nicht immer an“, sagt Hary Raith. Allerdings müssen bei einigen Installationen Antwortbelege oder Bestätigungen binnen Minuten vorliegen. Anders sieht es bei der Datensicherheit aus. Grund: Die Konvertierung muss lückenlos, mithin „revisionssicher“ für die Finanzämter sein. „Deshalb lassen wir die Daten ständig bei Uptime IT sichern“, sagt der Firmenchef. Damit nicht genug: Alle Belegdaten schickt Hary Raith regelmäßig an seine Kunden und „lagert“ sie zusätzlich auf eigenen Rechnern. „Viel Platz beanspruchen sie nicht“, sagt er, „es sind ja keine riesigen Datenmengen.“

„So muss es gehen: Wenn ich eine Änderung habe und mehr Rechenleistung brauche, genügt ein Anruf und Uptime IT tut alles, damit das klappt.“
Hary Raith, Gründer und Geschäftsführer der Abulafia, Reken

Fast Facts:

Unternehmen:
Die Abulafia, Inh. Hary Raith in Reken (Nordrhein-Westfalen) wurde im Jahr 1986 gegründet. Das Unternehmen ist in der Welt der Warenwirtschaftssysteme zuhause. Inzwischen ist die Kernkompetenz des Unternehmens der papierlose Belegaustausch zwischen Unternehmen, sei es zwischen Industrielieferanten und Einzelhandel oder Zulieferern der Automobilindustrie.

Herausforderung:
Früher musste Abulafia seinen Kunden die Converter für den Datenaustausch im Unternehmen installieren, was sie viel Geld kostete. Die Frage war also: Wie ließ es sich günstiger anbieten?

Lösung:
Die Lösung ist ein zentrales Clearingcenter in der Uptime Cloud statt individueller und teurer Inhouse-Lösungen. Dank der Uptime Cloud kann Abulafia seinen Kunden eine effektive und zugleich günstige Lösung anbieten.

Nutzen:

      • Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis: Die Uptime Cloud ist günstiger als eine eigene IT-Betreuung und eigene Rechner
      • Schnelligkeit und Skalierbarkeit: Mehr Rechenleistung stellt Uptime IT auch kurzfristig bereit
      • Datensicherheit: Ständige Sicherung aller Belege – damit es keine Überraschungen bei Kontrollen der Finanzämter gibt